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Expensya lance la nouvelle version de sa solution de gestion des frais professionnels

Expensya, spécialiste de la gestion et de l’automatisation des frais professionnels annonce le lancement d’une nouvelle version de sa solution. Fort de son expertise dans le domaine du déplacement professionnel, Expensya a pour ambition d’aller encore plus loin dans l’accompagnement des entreprises pour la gestion de dépenses professionnelles, l’optimisation de leur temps et l’élimination des tâches à faible valeur ajoutée. A ce titre, sa base d’utilisateurs a augmenté de 40% chaque année et la start-up française compte parmi ses entreprises clientes des références telles que BPCE, Natixis, Crédit Agricole mais aussi des partenaires emblématiques sur toute la chaine du déplacement professionnel.

Cette nouvelle version dotée d’ajouts fonctionnels forts, et d’optimisations importantes, vient automatiser encore plus la gestion des dépenses professionnelles des entreprises quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Depuis son lancement il y a 6 ans, la solution de gestion des dépenses professionnelles d’Expensya a fait l’objet de constantes améliorations, réussissant à gagner la confiance des acteurs les plus exigeants sur le marché.

« Chez Expensya, la recherche et le développement font partie intégrante de notre ADN. Chaque jour, ce sont plus de soixante ingénieurs qui se relaient pour améliorer notre solution et apporter toujours plus de profondeur fonctionnelle à nos utilisateurs. Nous avons renforcé la solution pour répondre aux besoins des entreprises, peu importe le secteur ou la taille », explique Karim Jouini, directeur général chez Expensya.

L’IA au cœur de l’expérience utilisateur

La technologie unique OCR+, condensé d’Intelligence Artificielle et de Machine Learning, permet de saisir automatiquement les données d’une facture à partir d’une photo ou d’un document numérique. Elle détecte également les tickets manuscrits pour une automatisation optimale des process en entreprise. Fonctionnalité préférée de la majeure partie des utilisateurs, elle est complétement transformée dans cette nouvelle version de la solution : vitesse décuplée, précision record, et encore plus de données collectées. OCR+ permet désormais la détection d’informations plus poussées à partir des factures (comme le pourboire, l’heure du repas ou le nombre d’invités), et sait interpréter plusieurs langues d’Asie et de nombreux dialectes régionaux européens.

Une intégration totale à l’écosystème des entreprises

Au cours des derniers mois, l’entreprise française a rendu possible l’ensemble des intégrations avec les outils de gestion et les systèmes d’informations des entreprises, faisant d’Expensya une solution intégrée qui s’adapte aux différents profils et besoins des utilisateurs. Désormais, plusieurs intégrations peuvent être directement configurées via l’application web pour automatiser l’import des données sur les outils de gestion et simplifier tout le processus du déplacement professionnel. Un module de configuration autonome des intégrations a été mis en place et permet de connecter Expensya à une vingtaine d’ERP, de logiciels de comptabilité et de gestion de la paie, ou encore à une multitude de cartes bancaires.

Politique de dépenses et fraude : un module de contrôle avancé 

Automatiser la politique de dépenses des entreprises et la rendre plus transparente pour les collaborateurs est un défi majeur auquel Expensya répond avec un module unique. Le but est d’accélérer ce processus, de faciliter le contrôle, de réduire les délais de remboursement et de détecter rapidement les erreurs ou les tentatives de fraude. Ce module permet d’empêcher la soumission de frais non conformes, de concentrer l’effort des validateurs sur les frais à risque et même de valider automatiquement les frais contrôlés par l’IA. Il permet également une détection précise des éventuels doublons, un contrôle des distances sur les indemnités kilométriques ou la conversion des frais, et un rapprochement entre relevés bancaires et frais soumis. Expensya introduit également des fonctionnalités avancées pour permettre de configurer les politiques de dépenses les plus complexes, et définir un niveau d’application adapté à chaque population au sein de l’entreprise.

Une offre adaptée pour les entreprises internationales

L’offre Expensya évolue pour mieux répondre aux besoins des entreprises internationales. En effet, elle a mis au point un produit agile destiné aux grandes organisations, notamment des multinationales pour pouvoir couvrir leurs besoins partout dans le monde, tout en préservant une expérience client unique. En plus de la déclinaison de la solution francophone en plusieurs langues étrangères, la gestion par projet, ou la gestion des devises étrangères, la solution s’adapte aux spécificités réglementaires de chaque pays visé. Par exemple, Expensya a reçu l’homologation de la part de l’agence fiscale espagnole, et permet à ses entreprises clientes en Espagne de jeter définitivement le papier. La solution s’adapte également à la réglementation allemande en offrant une gestion simple et intuitive des Per Diems allemands ou la gestion dématérialisée des pourboires pour certains pays.

Une profondeur fonctionnelle pour les structures complexes 

Expensya a conçu le juste dosage de fonctionnalités sophistiquées pour s’adapter aux processus les plus complexes et les problématiques des structures internationales ou aux filiales multiples. La solution offre aux utilisateurs une grande liberté de choix dans la configuration des fonctionnalités, tout en préservant une expérience client unique qui fait sa réputation grandissante. La gestion par projet plus intuitive aujourd’hui simplifie l’affectation des dépenses associées à une mission donnée et permet de personnaliser les flux de validation dans Expensya. Il est également possible d’assigner des catégories de dépenses à un groupe d’utilisateurs, et ce, pour faciliter la gestion des dépenses des entreprises multi-filiales. La solution propose notamment des fonctionnalités pour personnaliser les champs sur les formulaires de dépenses ou les détails des utilisateurs. Toujours centrée sur une expérience complète, la solution met en place un module de gestion des avances et des ordres de missions faisant d’Expensya un hub central pour couvrir toutes les étapes du déplacement professionnel.

Gestion des allocations forfaitaires

Avec le module Per Diem d’Expensya, la gestion des indemnités journalières des entreprises devient plus simple. La solution calcule automatiquement l’indemnité journalière des collaborateurs, en fonction des détails du déplacement, en appliquant soit les taux propres à l’entreprise ou les taux du barème URSSAF des indemnités forfaitaires. Pour les entreprises qui appliquent le remboursement au forfait des dépenses professionnelles, il est également possible de configurer des forfaits par périodes dans les règles de dépenses, afin de mieux contrôler la conformité des dépenses sur une journée ou une semaine par exemple.

À propos d’Expensya 

Fondée en 2014 par Karim Jouini et Jihed Othmani, Expensya propose une solution d’automatisation de la gestion des dépenses professionnelles dédiée à chaque segment d’entreprise : grands comptes, PME et TPE. Avec plus de 130 collaborateurs dans 4 pays, Expensya compte aujourd’hui plus de 5000 entreprises clientes dans une centaine de pays. La solution propose une multitude de fonctionnalités pensées pour une solution end-to-end qui couvre tout le déplacement professionnel, faisant d’Expensya une plateforme unique, qu’il s’agisse de traiter ses notes de frais, d’analyser ses dépenses ou de piloter sa politique voyages.

Olivier Kauf

Consultant depuis plus de 30 ans, Je suis depuis une dizaine d'années journaliste, professionnel dans le domaine des risques et des assurances pour le e-mag RiskAssur-hebdo (https://www.riskassur-hebdo.com) et témoin de mon époque pour https://notre-siecle.com et https://perelafouine.com RiskAssur, Notre-Siècle et PèreLaFouine proposent chaque jour de nouveaux articles issus de la rédaction : la vie des sociétés (nominations, acquisitions, accords, …), des tests/présentations de produits, des ouvrages (professionnels, romans, bd, …), … Je peux : - présenter vos produits ou nouveaux ouvrages (il suffit de me les envoyer) - écrire sur des sujets à la demande pour du référencement SEO - publier vos communiqués de presse - Publier vos AAPC - … Une question, une remarque : olivier@franol.fr

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