Seuls 30% des cabinets de conseil ont pleinement confiance dans leurs outils collaboratifs

M-Files, spécialiste mondial de la gestion de l’information, dévoile les résultats d’une enquête réalisée par Gatepoint Research auprès de 100 cadres administratifs et responsables informatiques de cabinets de conseil.

Le passage au travail hybride, partagé entre le bureau et le domicile, a changé les habitudes des collaborateurs et a bousculé les systèmes d’information, conçus pour protéger les données à l’intérieur de l’entreprise, et non en transit sur les réseaux. Ainsi, 43% des responsables informatiques interrogés par Gatepoint Research aux Etats-Unis estiment que le travail hybride complique l’accès et la gestion de l’information, hautement sensible pour leurs cabinets.

Actuellement, 64% des cabinets américains utilisent la synchronisation de dossiers et les applications de partage de type Dropbox, ou encore l’envoi de pièces jointes par email pour échanger avec leurs clients et partenaires, 43% utilisent un portail client dédié, 32% FTP, et 9% envoient des documents papier par courrier.

“L’envoi de pièces jointes par email est risqué pour les documents hautement sensibles car ils peuvent tomber dans des mains malveillantes, soit par erreur humaine, l’email n’étant pas envoyé au bon destinataire, soit par piratage. De plus, pour les documents devant être révisés par plusieurs personnes, comment s’assurer que la dernière version validée par tous est bien celle que nous avons sauvegardée ? Avec la pandémie, les cabinets de conseil ont grandement augmenté leur utilisation d’outils collaboratifs (87% des cabinets aux Etats-Unis). Des outils comme Teams de Microsoft sont très bien mais ce ne sont pas des solutions de gestion de l’information“, prévient Nicholas Child, Vice President of Hubshare chez M-Files. “Mieux vaut privilégier des portails collaboratifs connectés à une plateforme de gestion de l’information pour augmenter la sécurité et réduire les erreurs. L’envoi par courrier quant à lui ralentit les échanges et peut créer une mauvaise expérience client, montrant le manque de modernité de l’entreprise.”

43% des cabinets de conseils interrogés disent craindre que leurs informations tombent entre des mains malveillantes, 38% de perdre la trace de la dernière version validée, 27% une mauvaise expérience client et 24% un manque de rapidité et d’efficacité du service client. Seuls 30% affirment être « pleinement confiants » dans leurs outils collaboratifs, les autres redoutant de créer des duplicatas de documents, d’avoir un problème de suivi des versions, et que les informations soient consultées par des personnes non autorisées.

Les cabinets de conseil sont conscients que leur réputation est cruciale pour leur activité. 62% des entreprises interrogées pensent que la mauvaise réputation et la perte de crédibilité sont les plus grands risques en cas de perte d’informations sensibles. Leurs autres préoccupations concernent la non- conformité, la perte de clients et la contrainte de réaliser des audits supplémentaires.

Cette étude révèle également que 41% des responsables informatiques interrogés assurent devoir intervenir manuellement pour changer les autorisations associées aux documents, ce qui prend du temps tout en augmentant le risque d’erreur.

Résolutions

Conscients que leurs méthodes de partage d’information ont une marge de progrès, les cabinets de conseils prennent des résolutions. Ainsi, dans les 12 prochains mois, 62% des entreprises interrogées envisagent de rationaliser et d’automatiser leurs processus métier afin de réduire les risques d’erreurs et d’améliorer la productivité des équipes, en leur permettant de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée ; 39% vont améliorer leurs méthodes pour augmenter la sécurité et l’efficacité du partage de l’information avec les clients et partenaires ; 39% veulent connecter les informations utilisées dans différents logiciels et applications pour avoir une vue à 360 degrés du client pour mieux le servir ; et 20% ont pour objectif de réduire voire d’éliminer les logiciels non officiels installés par les utilisateurs pour pouvoir travailler à distance.

À propos de M-Files

M-Files est un leader mondial de la gestion de l’information. La plateforme de gestion documentaire basée sur les métadonnées de M-Files permet aux collaborateurs de trouver instantanément la bonne information au moment où ils en ont besoin, d’automatiser les processus métier et de renforcer le contrôle de l’information. Cela constitue un avantage concurrentiel et offre un bon retour sur investissement aux entreprises qui améliorent ainsi l’expérience client et la qualité du travail, tout en minimisant les risques.