Open Bee, la Gestion Électronique de Documents personnalisable à 360 degrés

Spécialiste de la gestion documentaire et de la transformation numérique, Open Bee s’impose comme l’éditeur d’une plateforme de GED (Gestion électronique de documents) parmi les plus complètes et adaptables du marché ! En effet, depuis le lancement de sa V3 en février dernier, la solution Open Bee propose plus de 500 fonctionnalités à ses utilisateurs, que les organisations peuvent choisir de mettre en place ou non. De quoi répondre aux besoins de nombreux métiers de l’entreprise tout en garantissant une parfaite maîtrise du budget.

Fêtant son vingtième anniversaire cette année, l’éditeur Open Bee peut se targuer de proposer l’une des solutions de GED les plus complètes et les plus personnalisables du marché. Une réussite qui s’explique notamment par le caractère visionnaire de son fondateur Marc Balleydier, qui a su prédire les besoins du marché et intégrer rapidement les fonctionnalités indispensables à des métiers tels que le commerce, le secrétariat, les RH, le juridique…

Résultat : Open Bee se distingue tout à la fois par sa simplicité d’utilisation et d’administration, (on peut soi-même réaliser ses propres worflow par exemple) et son tableau de bord métier, s’adaptant ainsi facilement aux besoins de chacun sans dépendre pour tout d’un codage éditeur. “Notre outil est accessible depuis n’importe quel navigateur web, il n’y a rien à installer chez personne”, ajoute Vincent Brevet, Directeur Expérience Clients chez Open Bee. “L’utilisateur est complètement autonome, avec plusieurs langues possibles et une interface complètement personnalisable.”

Bien plus qu’une GED

Si chaque fonctionnalité (ou add-on) est une brique que les organisations peuvent choisir de mettre en place ou non, la GED dite portail documentaire reste le tronc commun d’Open Bee. Elle garantit ainsi un accès centralisé à l’information et une gestion documentaire facilitée. Mais la solution va bien au-delà de ces aspects en proposant véritablement une expérience utilisateur propre à chacun. En se connectant, l’interface, intuitive, présente tout à la fois plusieurs KPI, diverses fonctionnalités, un suivi de documents et un moteur de recherche pour retrouver ou prévisualiser facilement des fichiers.

Une autre vraie force d’Open Bee, la distinguant de bon nombre de ses concurrents aux fonctionnalités figées, réside avant tout dans sa capacité à s’adapter aux besoins plus poussés de certaines entreprises, grâce à des modules sur-mesure. Parmi eux, 5 font réellement la différence :

• la Signature électronique, Open Bee étant compatible avec Universign, DocuSign et SwissSign, facilitant ainsi la mise en place de processus de validation automatiques et évitant les aller-retours entre plusieurs outils ;
• la Smart Capture (ou capture intelligente), qui repose sur un moteur d’OCR (Reconnaissance optique des caractères) développé en interne et la technologie LAD/RAD (Lecture et Reconnaissance automatiques de documents) afin d’identifier les informations intégrées aux documents (par exemple, un fournisseur, un numéro de dossier ou des montants) ce qui permet de s’affranchir de règles de classement individuelles puisqu’elles sont pré-établies par l’outil ;
• la conception de formulaires électroniques, particulièrement demandée, grâce à laquelle les documents peuvent être traités comme des formulaires selon leur type (réclamation client, demande de congés, enquête de satisfaction, contrat de travail, etc.), les informations qu’ils intègrent étant plus facilement identifiées et traitées à travers des workflow et stockés dans la GED; là aussi très simples à mettre en place
• la gestion des notes de frais intégrée au portail documentaire de base , dont la sortie effective est prévue pour juin prochain.
• Le coffre-fort électronique, un module donnant une valeur probante à vos documents sensibles

Une seule plateforme normée et certifiée pour répondre à de multiples besoins métiers

Grâce à une interface personnalisable et des add-ons disponibles à la carte, Open Bee répond parfaitement à sa promesse de proposer une plateforme GED conçue à votre image”. De la TPE-PME à la grande entreprise, les structures de toutes tailles peuvent s’appuyer sur une solution adaptée à leurs besoins et à ceux des collaborateurs.

C’est aussi une des seules plate-forme GED du marché à bénéficier de la norme AFNOR NF Z42-020 attestant de la conformité de son coffre-fort numérique ET de la certification ISO 27001 en propre (du développement en passant par le support et sa maintenance…) ET bien sûr de la conformité au RGPD.

La richesse fonctionnelle d’Open Bee lui permet d’ailleurs de combler les attentes de nombreux métiers, des ressources humaines aux fonctions achats, en passant par la comptabilité et le service facturation, les services techniques et le juridique et ce en toute sécurité !. Et loin de s’arrêter en si bon chemin, Open Bee proposera prochainement de nouvelles fonctionnalités, répondant à toujours plus de besoins !

À propos d’Openbee :

Basée à Annecy et fondée par Marc Balleydier, Open Bee est née de la volonté de fournir aux PME et organisations de tout secteur d’activité des solutions logicielles de gestion de l’information permettant d’éliminer l’usage du papier au profit d’une communication digitale. La technologie développée par Open Bee s’inspire du fonctionnement méthodique et collectif d’une ruche, donnant ainsi naissance à son logo en forme d’abeille. Par le biais de multiples canaux, l’information est collectée et centralisée en un point unique que des process automatisés se chargent de trier, classer, traiter, valider, partager, signer… en toute sécurité dans le respect des normes obtenues ISO 27001, Afnor NF Z 42-026, Afnor NF 461 et du RGPD.

En 2004, la marque Open Bee est créée et une première solution est lancée sur le marché Français, permettant à des utilisateurs d’indexer et de classer des documents papiers numérisés directement depuis l’écran tactile d’un multifonction. En 2008, la société Open Bee voit le jour ainsi que sa plateforme globale de gestion électronique de documents et d’automatisation des process, intégrant désormais plus de 500 fonctionnalités. Open Bee équipe une large typologie de clients en s’adaptant à des besoins très divers et variés, des PME aux ETI, en France et à l’international. La plateforme globale d’Open Bee est disponible en 12 langues et compte une centaine de collaborateurs dédiée à soutenir un réseau de partenaires distributeurs, au service de plus de 250 000 utilisateurs. Elle s’appuie sur un hébergement souverain, et vise la certification SecNumCloud de l’ANSSI.

e-Facture : Open Bee a été retenu comme opérateur candidat pour devenir plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) et pourra ainsi accompagner les entreprises dans leur mise en conformité.