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Les élections municipales, un tournant pour la digitalisation des services communaux ?

Tribune d'expert par Valérie Colin, Direction Marketing chez Quadient France

Avec un taux de participation de 63,55% au premier scrutin en 2014, les municipales sont, après les présidentielles, les élections qui mobilisent le plus de Français. Les communes doivent dans le contexte complexe de la pandémie assurer la continuité de ce processus démocratique et être en ordre de bataille pour le second tour le 28 juin prochain. Du point de vue sanitaire, elles seront préparées et organisées pour gérer au mieux les flux de population au sein des bureaux de vote. Une tâche sensible qui vient se rajouter aux missions habituelles, déjà chargées par la lourdeur des process dans l’organisation des élections. Et c’est justement sur ce point que le digital peut apporter une vraie valeur ajoutée. Quelles solutions s’offrent aux services communaux pour faire face à ce surcroît d’activité ?

Les élections municipales : un surcroit d’activité pour le service de l’état civil

La réforme électorale du 1er aout 2016 a redistribué les cartes concernant les rôles entre la mairie et l’Insee. Avec la mise en place du répertoire électoral unique de l’Insee (REU), les mairies ont la responsabilité de procéder directement aux décisions d’inscription et de radiation de la liste électorale. Derrière le caractère sacré des bulletins papier, des isoloirs et de l’urne de vote, le nouveau système de gestion des listes électorales accroît considérablement la charge de travail du service de l’état civil. A chaque dossier instruit, l’employé de la mairie doit soit éditer une notification de décision de radiation des listes électorales, soit émettre une carte d’électeur et l’adresser par courrier, en lettre recommandée avec accusé de réception. Par ailleurs, cette opération répétitive est à mener dans un temps imparti, en flux tendu, pour garantir la mise à jour des registres de chaque bureau de vote le jour du scrutin. Charge à l’état civil d’être assez réactif et rapide pour être prêt le jour J !

La pandémie et ses enjeux sanitaires, une contrainte supplémentaire pour les mairies

La crise du coronavirus a mis au grand jour la nécessité  de prendre en compte les problématiques sanitaires dans la conduite de la vie publique. Les prochaines élections seront un nouveau point de départ pour toutes les communes de France. Désormais, et pour de nombreux mois encore, il faudra adapter le fonctionnement habituel des services offerts par les communes à leurs administrés.

Des contraintes qui vont être chronophages et qui amèneront une pression supplémentaire sur la charge de travail des équipes. En parallèle, il devient indispensable de s’interroger sur une gestion à distance d’un nombre croissant de services. En effet, cette crise nous a inscrits dans une nouvelle ère : celle de la distanciation sociale et du travail à distance. Dorénavant, via le numérique, ’les opérations réalisées auparavant de manière présentielle peuvent être digitalisées.

La dématérialisation ou l’externalisation pour optimiser la gestion du temps et limiter les interactions humaines

Les élections municipales représentent une situation qui nécessite la mise en place d’une logistique fluide, et cela dans le but de gérer des contraintes réglementaires, sanitaires et de faire face au pic d’activité. Un contexte qui invite à s’interroger sur le meilleur moyen d’assurer le bon déroulement du scrutin. La révision des listes électorales en 2020 est en droit de s’appuyer sur des solutions digitales garantissant rapidité, efficacité et sécurité aux officiers communaux. Il est en effet possible d’externaliser et d’automatiser via un prestataire l’envoi des lettres simples ou recommandées et ainsi gagner un temps précieux. En plus d’éviter aux agents municipaux de nombreuses tâches sans valeur ajoutée, utiliser une solution de dématérialisation permet de réduire le risque d’erreurs humaines et d’avoir une traçabilité précise sur tous les envois.

La digitalisation, généralisée à d’autres fonctions administratives des communes, aura pour bénéfice de permettre un traitement à distance de nombreuses tâches jusqu’alors effectuées physiquement. Etat civil, gestion administrative des associations et des demandes d’autorisation des professionnels … un nombre conséquent de formalités administratives sont susceptibles d’être dorénavant opérées de manière digitale. Un point clé qui favorise la réalisation de démarches en mode distant et qui joue de cette manière en faveur des règles de protection sanitaire que nous allons devoir renforcer dans les mois à venir.

Les maires sont les personnalités politiques préférées des Français. Conséquence : les Français sont attachés à l’élection de la personnalité qui va assurer la gestion du territoire au niveau local. Un attachement qui résulte depuis peu à un surcroît d’activité au niveau du service de l’état civil. Face aux nouvelles contraintes sanitaires, les mairies doivent s’adapter, dépoussiérer leurs process et trouver de nouveaux modes de fonctionnement. Les solutions digitales et l’externalisation du traitement des courriers apportent fiabilité et efficacité dans un contexte général de réorganisation de la vie publique. De bonnes pratiques qui gagneraient à être généralisées à l’ensemble des activités auxquelles les municipalités sont confrontées.

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Olivier Kauf

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