La DSI de VINCI Energies choisit Wrike pour la gestion transverse de ses projets IT

Temps de lecture : 4 minutes

La Direction des Systèmes d’Information de VINCI Energies a choisi la plate-forme collaborative Wrike pour la gestion transverse de ses projets IT.

Branche du groupe VINCI, n°2 mondial des métiers de concession et de construction, VINCI Energies intervient dans les infrastructures d’énergie, de transport et de communications, dans I ’industrie, la construction et les systèmes d’information, et a pour mission d’accélérer le déploiement des nouvelles technologies pour concrétiser deux évolutions majeures : la transformation numérique et la transition énergétique. Employant 77.300 collaborateurs pour un chiffre d’affaires de 12,7 milliards d’Euros en 2018, la société rassemble 1.800 entreprises dans 53 pays, fédérées autour de cinq marques mondiales : Actemium, Axians, Citeos, Omexom et VINCI Facilities.

Une des directions de la DSI chargée du développement et de la maintenance des applicatifs de gestion de l’ensemble des entreprises de VINCI Energies, utilise la plate-forme Wrike depuis un an.

Auparavant, chaque équipe était libre d’utiliser la solution collaborative de son choix, ce qui avait pour résultat une grande diversité en termes d’outils. Des processus manuels étaient également employés pour la gestion des projets, tels que des tableurs Excel.

« Nous souhaitions disposer d’un seul outil pour l’ensemble de nos projets, » indique Sébastien Brault, Data Integration Manager à la DSI de VINCI Energies. « Nos collaborateurs travaillent souvent dans différentes équipes, et devaient donc se former sur plusieurs outils différents. » En outre, les projets IT de la société sont souvent transverses, et la capacité de gérer des projets de ce type avec plusieurs équipes avec une seule et même interface était importante pour l’organisation. Enfin, la DSI de VINCI Energies étant répartie sur plusieurs sites en France et à l’étranger, une plate-forme capable de gérer de façon transparente des utilisateurs distants était un prérequis.

La plate-forme Wrike répondait d’emblée à tous ces critères. Mais à la différence d’autres solutions testées, elle sortait du lot grâce à son ergonomie et sa souplesse, avec des fonctionnalités de paramétrage et de personnalisation à tous les niveaux. « Nos équipes ne fonctionnent pas toutes de la même manière, certaines fonctionnent en mode agile, d’autres en cycle en V et d’autres encore sur la base de simples listes de tâches, » note Sébastien Brault. « Wrike s’adaptait aux méthodes de travail de chacune d’entre elles. »

Une fois la solution choisie au printemps 2018, dans un premier temps 5 équipes représentant près de 100 utilisateurs ont entrepris leur migration vers l’outil. Un programme de conduite du changement a été mis en place en interne avec plusieurs chefs de projet référents, accompagnés par les équipes Professional Services de Wrike pour le paramétrage de la plate-forme et la formation aux principales fonctionnalités de la solution.

Déjà 250 utilisateurs quotidiens au sein de la DSI

Le bouche à oreille a ensuite fait son chemin, le retour des premières équipes utilisatrices étant très positif. Aujourd’hui, la plate-forme compte déjà 250 utilisateurs quotidiens au sein de la DSI, chiffre qui devrait augmenter progressivement au cours des prochains mois. De nombreuses équipes de la DSI travaillant en mode agile, les tableaux de bords personnalisés de Wrike sont largement utilisés. « Grâce à cette fonction, chaque membre de nos équipes peut visualiser facilement et en temps réel le programme de ses tâches pour les différents projets auxquels il participe, » confirme Sébastien Brault. « En tant que manager, j’utilise également les tableaux de bord pour suivre les tâches en retard, mais aussi les tâches non assignées ou encore les backlogs. »

Par ailleurs, de nombreux projets étant structurés de la même manière, une série de modèles génériques de projets ont été créés au sein des équipes, qui peuvent être dupliqués et permettent aux chefs de projet de gagner du temps. D’autre part, certaines équipes ont intégré Wrike avec Microsoft Teams et utilisent conjointement les deux solutions.

Un pilotage des charges de travail au jour le jour

Au bout d’un an d’utilisation, la plate-forme Wrike a permis à la DSI d’améliorer considérablement sa visibilité sur l’avancement des projets, en particulier ceux impliquant des équipes transverses. Des reporting par projet sont désormais possibles et peuvent être automatisés. Le nombre d’e-mails transmis au sein des équipes utilisatrices a été réduit de moitié, et chaque collaborateur a une vision claire du nombre et de l’importance des tâches qui lui sont assignées au quotidien, projet par projet.

Enfin, grâce au pilotage des ressources via la fonction Charges de travail de Wrike, la DSI de VINCI Energies peut désormais planifier les tâches assignées jour par jour et non plus à la semaine.

« Depuis un an, » conclut Sébastien Brault, « le retour d’expérience nous a montré qu’une formation de 1h30 en moyenne suffit pour prendre en mains l’outil Wrike, ce qui témoigne de la simplicité de son adoption. »

À propos de Wrike

Wrike est la plate-forme de gestion du travail collaboratif pour les entreprises performantes. La plate-forme Wrike aide les organisations à aligner leurs tâches avec leurs objectifs les plus importants, à accroître leur efficacité et à augmenter leurs résultats. Elle révèle le meilleur des équipes en leur fournissant un espace de travail digital unique comprenant tous les outils, fonctionnalités et intégrations dont elles ont besoin pour réaliser leur transformation digitale. Fondée en 2006 et basée dans la Silicon Valley, Wrike est le partenaire de plus de 18 000 organisations, dont Google, Tiffany and Company et Edelman, et de près de deux millions d’utilisateurs dans 140 pays.

À propos Olivier Kauf

Je suis journaliste, mais aussi et peut-être surtout depuis quelques années, je suis un influenceur. Les internautes rejettent de plus en plus les publicités et recherchent de l’information au travers d’articles présentant de manière objective des produits ou des services. Aujourd’hui, tout le monde a le réflexe, avant d’acheter, de regarder ce que les internautes en disent. En tant qu’influenceur, je serais ravi de présenter vos produits ou services de manière objective et critique, mais positive pour rassurer les internautes qui hésitent avant de vous faire confiance. Je vous propose de publier les articles, que je peux écrire pour vous, soit sur RiskAssur, soit sur Notre-Siècle, en les recommandant à mes abonnés sur les principaux réseaux sociaux : LinkedIn, Viadeo, Tweeter, Google + et Facebook. Je suis à votre écoute pour répondre à vos besoins, vous pouvez me contactez à olivier@notre-siecle.com autres sites https://www.riskassur-hebdo.com https://notre-siecle.com

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