Comment travailler avec des documents PDF ?

Par nature, les documents au format PDF sont réputés non modifiables. En effet, ce format de document existe pour sécuriser la présentation et l’échange de documents, tout en s’assurant que ceux-ci puissent être lus par l’ensemble de vos collaborateurs, quel que soit le système d’exploitation et l’appareil utilisés.

Cependant, travailler avec de tels documents n’est pas tout le temps simple, et leur modification peut très vite devenir un casse-tête pour ceux qui ne connaissent pas les astuces suivantes. Par conséquent, voici quelques-unes de nos astuces pour que le travail avec les documents au format PDF n’ait plus aucun secret pour vous.

Fusionner et séparer des documents PDF

Lorsque vous voulez créer un dossier de candidature, ajouter des annexes à un rapport ou encore fusionner les contributions de différents collaborateurs, vous devez souvent travailler avec différents documents au format PDF. Pour traiter ces documents et les réunir en un fichier unique, il existe plusieurs outils en ligne vous permettant de fusionner plusieurs fichiers PDF, et dont le fonctionnement est extrêmement simple.

En effet, il vous suffit de charger les fichiers PDF que vous souhaitez fusionner, puis vérifier l’ordre dans lequel les pages doivent apparaître. Ensuite, vous n’avez plus qu’à générer le nouveau document PDF fusionné que vous pouvez télécharger et transmettre à vos collaborateurs par voie numérique.

L’opération inverse existe aussi, et elle est par exemple utile lorsque vous recevez des dossiers de candidature sous la forme d’un fichier fusionné, car certains systèmes exigent des candidats qu’ils soumettent l’ensemble de leurs pièces justificatives en un seul document au format PDF. Cette opération est également utile si vous souhaitez ne conserver qu’une partie d’un long document.

Pour ce faire, la procédure est encore très simple : généralement, les outils qui proposent de fusionner plusieurs fichiers PDF proposent également de les séparer, voire d’en modifier l’ordre des pages. Il vous suffit de charger le document dont vous voulez extraire certaines pages et choisir l’intervalle ou les intervalles de pages que vous souhaitez garder. Vous n’aurez plus qu’à télécharger le ou les fichiers ainsi générés.

Remplir ou modifier un document PDF

Vous aurez parfois besoin de remplir un formulaire qui vous aura été transmis au format PDF. Si vous n’avez pas la possibilité de l’imprimer et de le scanner en retour, il est possible de remplir votre formulaire sans quitter votre ordinateur. Pour cela, vous avez deux alternatives possibles. Première option : le fichier est un PDF interactif et modifiable. Le cas échéant, vous pouvez directement cocher des cases, remplir des zones de texte ou encore insérer des images, puis transmettre le PDF rempli à la personne de votre choix.

Deuxième option : le fichier n’a pas été conçu pour être un PDF modifiable. Dans ce cas, il est toujours possible de modifier le fichier en question, mais vous devez passer par un outil en ligne tiers qui vous permettra de convertir un document PDF au format Word. Lors de la conversion au format .docx (Word), les zones de texte sont automatiquement reconnues, et vous pourrez modifier, ajouter ou supprimer les textes de votre choix avant de pouvoir télécharger le document modifié au format PDF.

Dans les deux cas, vous pourrez remplir des documents et formulaires de façon totalement autonome et très rapidement, ce qui est d’autant plus pratique lorsque vous devez transmettre un document à un tiers que vous ne voyez pas en présentiel.

Signer électroniquement un document PDF

Lorsque vous devez signer un document interne qui vous est transmis par voie dématérialisée, il arrive que vous n’ayez pas la possibilité de l’imprimer et de le scanner en retour, notamment lorsque vous êtes en télétravail ou lorsque vous recevez des documents urgents hors de vos horaires de travail.

La méthode la plus simple pour signer proprement un document au format PDF est de passer par un outil en ligne vous permettant de signer électroniquement un document PDF. L’outil d’Adobe Acrobat permet notamment de remplir un document PDF avec du texte, des coches ou des croix avant d’apposer votre signature électronique. Vous avez la possibilité de bénéficier d’une signature automatiquement générée, ou bien de tracer votre propre signature à la souris. Nous vous déconseillons toutefois d’importer l’image de votre signature électronique compte tenu de l’absence de valeur légale d’une signature scannée.

De plus, l’outil d’Adobe Acrobat permet de transmettre aux contacts de votre choix un document que ceux-ci doivent remplir et signer avant de vous le renvoyer par e-mail. Ainsi, vous aurez l’assurance que l’on vous retourne des documents électroniques avec une signature électronique conforme.

Cette démarche vous permet d’être extrêmement réactif lors de démarches urgentes telles que la signature d’ordres de mission, la signature d’accusés de réception ou encore la signature d’autorisations urgentes. Attention, car elle ne doit être utilisée que pour des documents internes. Il s’agit cependant d’une alternative plus simple d’accès que la signature électronique avancée qui existe via des outils comme YouSign, car elle est accessible à tout le monde avec une relative simplicité d’utilisation.

Dans quels cas créer un document PDF ?

Pour terminer, nous allons évoquer les occasions pour lesquelles un document PDF est judicieux, et celles pour lesquelles il vaut mieux préférer un document dans un format modifiable, par exemple .docx (Word).

Créer un document au format PDF possède de nombreux avantages, tels que permettre la lecture d’un fichier pour tous les utilisateurs, préserver l’intégrité des images et celle de la mise en page, ou encore pouvoir mettre un mot de passe pour sécuriser un fichier dont les données sont sensibles. De plus, les fichiers PDF sont réputés peu volumineux par rapport à leurs variantes modifiables.

Cependant, il faut faire attention à certains éléments concernant les documents PDF : évitez de transformer vos documents au format PDF avant de vous assurer qu’il s’agit de versions finies, relues et corrigées, et non des versions de travail, car leur modification reste une démarche intellectuellement fastidieuse, malgré l’existence des outils cités ci-dessus. De plus, il est compliqué de faire des copier-coller à partir d’un fichier PDF. Par conséquent, remanier en profondeur des textes issus d’un document PDF peut être compliqué.