Repenser l’accueil des nouveaux arrivants grâce à la digitalisation
L’arrivée de nouveaux collaborateurs en entreprise est une étape des plus importantes, aussi bien pour l’organisation que pour les nouveaux employés. Chez Avanade, cette première étape d’intégration est un moment clé et formalisé permettant aux nouveaux arrivants de prendre connaissance des éléments importants et de s’imprégner de la culture de l’entreprise. Durant deux jours, les nouveaux arrivants ont l’occasion de rencontrer les membres du leadership, de se sociabiliser avec les collaborateurs, d’être accompagnés par leur « Buddy », un collègue référent ayant pour rôle de faciliter leur intégration, et de rencontrer leur « Career Advisor », qui va suivre l’évolution de leur carrière au sein du groupe.
Cet « on-boarding », comme il est appelé dans l’entreprise, est le premier vecteur de lien social et humain pour les nouveaux arrivants. Suite à l’annonce officielle des mesures de confinement, il a fallu transiter l’ensemble des collaborateurs vers le travail à distance. Il n’était pas question pour autant d’annuler les sessions d’intégration. Avanade a choisi de relever le challenge d’accueillir et d’intégrer ses 22 futurs employés dès la semaine qui a suivi l’annonce. En 24h, les équipes RH ont ainsi adapté leur modèle d’intégration et le processus d’accueil a été complètement digitalisé sur Teams.
Comment créer du lien social et humain à distance ? Comment remplacer les discussions informelles de la pause-café ou du déjeuner ?
Des rencontres avec les membres de la direction aux échanges plus informels, le parcours du nouvel arrivant a été totalement adapté avec un engagement plus fort des salariés pour accueillir les nouvelles recrues, des temps d’échanges multipliés et un accompagnement intensifié.
« J’ai été très agréablement surprise en démarrant ce travail à distance par la qualité des échanges. » témoigne Anne-Emmanuelle, nouvelle arrivante ayant rejoint Avanade le 16 mars dernier. « En temps normal, je pense que je n’aurais sans doute pas pu solliciter de la même manière mes collègues habituellement en open space. À distance, j’ai finalement grandement apprécié la qualité dans les échanges et la bienveillance, de chacun. Aujourd’hui, je connais déjà pas mal de monde et j’ai des échanges de qualité avec mes collègues que j’ai hâte de rencontrer. »
Fédérer autour de projets communs
Afin de renforcer l’esprit d’équipe, des groupes de travail s’organisent autour de rendez-vous « one-to-one » ou groupes de discussions informels pour maximiser les connaissances sur Avanade et favoriser la rencontre avec de nouvelles personnes. Ces moments sont une nouvelle occasion pour les salariés, anciens et nouveaux, d’échanger sur des sujets parfois éloignés de leur cœur de métier, de travailler ensemble sur des projets internes innovants, ou de tout simplement se connaître.
L’entreprise travaille sur la mise en place d’une plateforme collaborative par le biais de Teamstarter, une start-up permettant aux entreprises de centraliser les idées des collaborateurs. Cette plateforme de crowdfunding a pour but d’impliquer les employés dans l’amélioration de leur environnement de travail en étant à l’initiative de projets auxquels ils pourront inviter leurs collègues à contribuer.
« En mettant en place des outils qui favorisent l’émergence d’idées à disposition des collaborateurs, notre volonté est de créer des lieux de rencontres et d’échanges, même virtuels, afin de renforcer le lien entre employés tout en fédérant autour de projets communs. L’objectif est de développer la collaboration interne, d’apporter de la convivialité et du « Corporate citizenship » au sein des équipes. » déclare Marie-Liesse Allouis, DRH France, Belgique et Pays-Bas d’Avanade.
Enfin, le groupe étant spécialisé dans l’innovation digitale, cette période est l’occasion de former ses équipes. Ainsi, un programme de certifications très poussé a été mis en place pour les collaborateurs ayant une activité réduite, afin de les faire monter en compétence.
Outre ces projets, Avanade met en œuvre d’autres initiatives pour s’assurer du bien-être de ses équipes et être à leur écoute. Une étude a récemment été lancée auprès des collaborateurs pour mesurer la façon dont est appréhendée cette situation et prendre en considération leurs remarques. Des communications sont très régulièrement partagées et des sessions de formation et de coaching sont organisées autour du bien-être, mais aussi de la sécurité des données, dans un moment de vulnérabilité plus fort.
Tendre progressivement vers le déconfinement
Avec les mesures de déconfinement annoncées et pour la sécurité de tous, les entreprises doivent se tenir prêtes au retour des employés dans leurs locaux. Même si le télétravail reste fortement privilégié, Avanade a voulu impliquer ses employés à l’organisation et à la mise en place du déconfinement en les interrogeant pour identifier leurs besoins et les raisons d’un retour au bureau. En plus d’un déconfinement au cas par cas, une attention particulière est également portée aux nouveaux arrivants afin de faciliter leur intégration, physique cette fois-ci.
Avanade associe également le savoir-faire et l’esprit innovant de ses collaborateurs pour préparer cette nouvelle étape avec le développement de solutions facilitant le retour au bureau. La « Digital Factory », équipe dédiée aux projets d’innovation internes, travaille actuellement sur une application permettant de réserver en amont sa place dans la zone souhaitée, afin de respecter la distanciation sociale. L’équipe réfléchit aussi à l’utilisation de l’impression 3D pour créer des accoudoirs pour poignées de portes, visant à améliorer l’hygiène et la sécurité sanitaire.
Cette période de crise sanitaire a permis aux entreprises de tirer des enseignements quant à l’importance du maintien du lien social entre les collaborateurs en télétravail. La période qui s’annonce sera différente et les entreprises doivent désormais, quoi qu’il arrive, repenser leur approche de l’environnement de travail.
